2006.06財團法人海峽交流基金會辦理兩岸文書查驗證作業規定
壹、 依據
本規定依據政府委託財團法人海峽交流基金會（以下簡稱本會）辦理兩岸文書查驗證業務之委託契約，及本會與大陸「海峽兩岸關係協會」、「中國公證員協會」簽訂之「兩岸公證書使用查證協議」（以下簡稱協議）訂定。
貳、 業務種類
一、寄送及收存公（認）證書副本：依協議第2條辦理相互寄送涉及繼承、收養、婚姻、出生、死亡、委託、學歷、定居、扶養親屬、財產權利證明、稅務、病歷、經歷及專業證明公（認）證書副本以供核驗。
二、公證書驗證：核驗當事人提出之公證書正本與大陸有關公證員協會、大陸地區駐外使領館或相關單位寄交之副本是否相符。
三、公（認）證書查證：就公（認）證書有協議第3條所列情形進行查證。
四、其他文書查證：就公（認）證書以外之文書進行個案查證。
參、 寄送及收存公（認）證書副本
一、寄送臺灣地區公（認）證書副本
(1)本會接獲臺灣地區各地方法院公證處或所屬民間公證人寄來之公（認）證書副本，應以電子方式建檔儲存資料 ，於7日內將公（認）證書副本乙份寄往大陸地區有關之公證員協會，並將乙份副本存檔備查。公（認）證書副
本不屬協議第2條所列之範圍者，得不予寄送，惟應函知寄交之公證處或民間公證人。
(2)應當事人申請，得由當事人繳費後以快遞寄出公（認）證書副本。
(3)承辦人員每月應統計各公證處及民間公證人寄交公（認）證書副本之件數及種類。
二、收存大陸地區寄交之公證書副本
(1)本會接獲大陸地區有關公證員協會寄交之公證書副本後，應儘速以電子方式建檔儲存資料，以便辦理核驗。
(2)承辦人員每月應統計各公證員協會寄交公證書副本之件數及種類。
肆、 公證書驗證
一、申請
(1)親自申請
1.公證書上所載之當事人或能證明有法律上利害關係人得為申請人。
2.申請人親自到本會辦理者，應填寫文書驗證申請書（以下簡稱驗證申請書），或口頭申請，由本會人員代為 填寫。申請人並應於驗證申請書上簽名或蓋章。
(2)委託代辦
1.申請人無法親自辦理者，得委託代理人辦理，代理人並應出示委託書或授權書、代理人身分證明。
(3)郵寄申請
1.申請人或代理人無法親自到本會辦理者，得以郵寄方式申請。
2.郵寄申請應自行填寫驗證申請書，並於驗證申請書上簽名或蓋章，連同申請驗證之公證書正本、申請人身分 證明影本各乙份（如代理他人申請者應另檢附委託書及代理人身分證明影本各乙份）及驗證費用，寄交本會 憑辦。
二、應提出之文件
(1)公證書正本
1.申請人應提出大陸地區公證人簽發之公證書正本申請核驗。僅提出公證書影印本者，不予受理。
(2)委託書
1.申請驗證，如係委託他人辦理者，受託人應提出經委託人簽名或蓋章之委託書。
(3)身分證明文件
1.自然人須提出如國民身分證、駕駛執照、護照、居留證、入出境許可證等足資證明身分之證件。
2.法人須提出足資證明法人存在（如公司執照、公司營利事業登記證、公司變更登記事項表等）及負責人身分 之證明文件。
三、繳納驗證費用
(1)申請驗證應依「財團法人海峽交流基金會辦理文書查驗收費辦法」所訂之標準繳費，由本會摯給申請人收據。
四、驗證程序
(1)程序審查
1.核驗身分
本會收案人員應先核驗申請人身分證明。若委託他人辦理者，受託人應提出委託書或授權書、委託人及本人 之身分證件。
2.繳交公證書正本
申請人提出之大陸文書未經大陸地區公證人公證者，不予受理。
3.繳納驗證費用
未繳納費用或繳納不足者，於通知後10日內未補正，不予受理；繳納不足者，退還原繳交費用。
(2)核對公證書正副本
1.形式審查
核驗人員應核對大陸公證員協會寄交之同字號公證書副本，並比對公證書正副本內容、公證人簽名及鈐印是否 相符。
2.內容審查
核驗人員應就公證書內容進行審查，並注意下情形：
是否真實有效；
是否有違強制規定、禁止規定或公序良俗；
是否自相矛盾；
是否具有足以影響同一性之瑕疵。
(3)發給證明
1.經核驗結果，公證書正副本相符，且內容未違反前項內容審查之注意事項者，核驗人員應核發證明，並於證明 單上簽名。
2.證明單應記載「本件公證書正本經核驗與○○○公證員協會寄交之公證書副本相符」，必要時得併以加註方式說 明，並註明簽發日期、編號，黏貼於申請人提出之公證書正本，加蓋本會鋼印後發給申請人。
3.經加蓋本會鋼印之公證書正本及證明單應影印乙份存卷。
4.申請人同時持同一字號公證書正本申請發給本會驗證證明副本者，依上述程序辦理。
5.申請人同時請求加發本會驗證證明副本者，承辦人員應將完成核驗存檔之公證書及證明單影印，註明「本影印 本與原件相符」，由核驗人員簽名並註明加發日期，加蓋鋼印後發給申請人。
(4)補發副本
1.申請補發本會驗證證明副本者，以原申請人或能證明有法律上利害關係者為限。
2.申請人得親自或委託他人向本會申請補發驗證證明副本。
3.申請人持同一字號公證書正本申請發給本會驗證證明副本者，依前述驗證程序辦理，另於證明單上註明「本證 明與本會○年○月○日（○）核字第○○○號證明內容相同」。
4.申請人請求補發本會驗證證明副本者，承辦人員應將完成核驗存檔之公證書及證明單影印，註明「本影印本與 原件相符」，由核驗人員簽名並註明補發日期，加蓋鋼印後發給申請人。
(5)核驗後不發給證明之處理
1.經核驗結果，公證書正副本不符或內容違反前述內容審查之注意事項者，應於驗證申請書註記，不發給證明， 並函告申請人。如有協議第3條所列情形者，必要時得主動函請大陸有關之公證員協會協助查證。
2.發現有犯罪嫌疑者，應函請司法機關追究相關刑責，並函告有關主管機關。
(6)「馬上辦」作業程序
1.申請人親自到本會申請驗證，所提公證書正本，經查同一字號公證書副本已寄達本會者，核驗人員應立即核 驗。符合發證要件，應核發證明，摯給申請人；如不符合發證要件，則依前項不發給證明程序處理。
2.同一申請人同一日依「馬上辦」程序申請驗證，原則上以不超過5個字號公證書正本為限。
(7)特殊案件之查驗證
1.特殊案件當事人或其利害關係人向本會申請驗證者，應依「財團法人海峽交流基金會辦理特殊案件文書查驗證 處理要點」處理。
(8)歸檔
1.完成驗證之案件，應由承辦人員整卷後歸檔。
(9)公證書副本未到之處理
1.申請驗證之案件，尚未接獲大陸有關公證員協會、大陸地區駐外使領館或相關單位寄交之副本者，應摯給當事 人收據整卷暫存，俟副本寄達後再行核驗，必要時應予查證。
2.申請驗證之案件，距公證書發證日期已逾2月尚未接獲公證書副本者，應函請大陸有關公證員協會、大陸地區
駐外使領館或相關單位儘速寄交。
(10).驗證證明之撤銷
依驗證程序核發證明之公證書，如發現有虛偽作假等情事，或經大陸相關公證員協會函告撤銷或不能使用等情
形，本會得撤銷所核發之證明，並函告相關機關。
伍、 公（認）證書查證
一、大陸地區公證書之查證
(1)當事人申請
1.公證書上所載之當事人或能證明有法律上利害關係之人得為申請人。
2.申請方式
親自申請
申請人得親自到本會辦理，若無法親自辦理者，得委託代理人辦理。
郵寄申請
申請人或代理人無法親自到本會辦理者，得以郵寄方式申請。
郵寄申請應自行填寫查證申請書，並於查證申請書上簽名或蓋章，連同申請查證之公證書、申請人身分證明影 本各乙份（如代理他人申請者應另檢附委託書及代理人身分證明影本各乙份）及查證費用，寄交本會憑辦。
3.應提出之文件
公證書
申請人應提出大陸地區公證人簽發之公證書正本申請查證。但依常情判斷申請人無法取得公證書正本者，不在此 限。
查證申請書，如係委託他人辦理者，受託人應提出經委託人簽名或蓋章之委託書。
身分證明文件
自然人須提出如國民身分證、駕駛執照、護照、居留證、入出境許可證等足資證明身分之證件。
法人須提出足資證明法人存在（如公司執照、公司營利事業登記證、公司變更登記事項表等）及負責人身分之證 明文件。
證明資料
申請人除公證書外，必要時應提出與公證書記載內容不同之證據資料，如戶籍資料、檔案記載等證據資料。
(2)機關委辦
相關主管機關遇有協議第3條所列情形，得函囑本會查證。
(3)本會主動查證
本會於辦理章程所定及政府委辦之兩岸事務時，如發現公證書有協議第3條所列情形者，得依職權函請大陸有關之公 證員協會協助查證。
(4)繳納查證費用
申請查證應依「財團法人海峽交流基金會辦理文書查驗收費辦法」所訂之標準繳費，由本會摯給申請人收據。
法院或行政機關為追訴刑事責任函囑本會查證或由本會主動函查者，得不收取費用。
(5)查證程序
1.程序審查
核驗身分
本會收案人員應先核驗申請人身分證明。若委託他人辦理者，受託人應提出委託書或授權書、委託人及本人之
身分證件。
申請人與申請查證之公證書無利害關係者，應不予受理。
繳納查證費用
未繳納費用或繳納不足者，於通知後10日內未補正，不予受理；繳納不足者，退還原繳交費用。
2.內容審查
申請查證未附理由、不符合協議第3條所列之情形或申請人無法證明為公證書之利害關係人，經通知後10日內未 補正或不能補正者，駁回其申請；公證書上另加蓋有其他證明印章者，亦同。
3.查證
承辦人員審查後，應即依協議商定之文書格式，並敘明理由，函請大陸地區有關之公證員協會協助查證。
(6)費用之統計
承辦人員應就函請有關公證員協會查證之每筆資料及費用予以統計，以便與中國公證員協會結算。
二、 臺灣地區公（認）證書之查證
(1)收受大陸地區有關公證員協會查證函後，應函請有關之公證處或民間公證人協助查證。
(2)查證函未附理由或所附公（認）證書無協議第3條所列之情形者，得附加理由，復函拒絕該項查證；公（認）證書上 另加蓋其他證明印章者亦同。
(3)查證案件應注意於收受查證函之日起30日內答覆。
(4)承辦人員應就來文之公證員協會每一次查證所需費用予以統計，以便與中國公證員協會結算。
陸、 職權劃分
一、收案、核驗身分、寄送及收存副本、建檔之業務，由雇員以上或經指定人員擔任。
二、核對副本、審查、簽名、判行及查證由法律服務處組員以上或經指定人員擔任。
三、核驗結果有疑義之案件，應依協議相關規定及本會「大陸地區公證書核驗疑案處理原則」辦理；如仍無法解決，應經法律服務處處長指定之專員以上3人決議，呈請處長同意後判行。
柒、 守密義務
一、業務人員對其經辦事項知悉或持有之秘密，應予嚴守，不得洩漏。
二、非因業務職掌上之必要，不得查閱或對外傳送相關資料。
三、利害關係人要求查閱公、認證書內容或當事人身分資料者，應填寫申請書並載明事由，經法律服務處處長以上長官同意，由法律服務處人員陪同，於本會所提供之處所進行閱覽、抄錄或複製。
捌、 文書簿冊
一、查驗證作成之文書簿冊，其保存、銷毀之處理，依本作業規定及本會有關檔案管理之規定辦理。
二、文書簿冊之保存
(1)登記簿
承辦人員應製作驗證登記簿、查證登記簿、寄送及收存公證書副本登記簿，並記載詳實。
(2)臺灣地區製作之公（認）證書副本
1.本會接獲臺灣地區各地方法院公證處或所屬民間公證人寄來之公（認）證書副本，承辦人員應將法院或所屬民
間公證人暨來文字號、當事人姓名、身分證字號、公（認）證書文號等及所寄大陸省分等相關資料，輸入電腦
建檔儲存。
2.承辦人員應依限備文將公（認）證書副本乙份寄交大陸地區公證員協會。另乙份副本連同法院或所屬民間公證
人寄送函，依序存檔備查。
3.我駐外使領館寄來之公（認）證書副本，應依本會一般公文程序處理及收存。
(3)大陸地區寄交之公證書副本
1.本會接獲大陸地區公證員協會、駐外使領館或相關單位寄交之公證書副本，承辦人員應將寄送單位、寄送函函 號、寄送日期及所寄公證書字號、公證處、公證日期、當事人姓名等相關資料輸入電腦；並將寄送函及公證書
副本掃描入檔。
2.寄送函及公證書副本應依寄送單位、省分及公證書字號順序存檔備查。
(4)公證書正本等文件
1.申請人提出之公證書正本、委託書、身分證件及完成核驗存檔之公證書、證明單影印本等文件，應置於證件存
置袋。
2.證件存置袋應黏貼驗證申請書，編定文書驗證號碼，並標明保存期限，於辦理完畢後，依年份、文驗號碼順序
歸檔。
(5)查證案件
查證案件應依本會一般公文程序處理及收存。
(6)文書簿冊得採微縮、電子或其他科技方式儲存管理。
三、 保存年限及銷毀
本會辦理兩岸文書查驗證業務之公證書副本、卷宗及證件存置袋，保存年限如下：
(1)寄送臺灣地區公（認）證書副本之案件及卷宗，自結案日起算，保存1年。
(2)大陸地區公證書驗證案件之卷宗、證件存置袋，自歸檔後翌年1月1日起算，保存7年。
(3)大陸地區寄交之公證書副本及副本寄送函，自電腦建檔後之翌年1月1日起算，保存7年。
(4)臺灣地區公（認）證書、大陸地區公證書及其他文書查證案件之卷宗、證件存置袋及查證回函，自結案日翌年1月1日起算，保存7年。
超過保存年限者，本會得銷毀之。但因特殊事由，有繼續保存之必要者，不在此限。
前述逾保存年限之文書簿冊，經造冊報請主管機關備查後銷毀之。
本規定依據政府委託財團法人海峽交流基金會（以下簡稱本會）辦理兩岸文書查驗證業務之委託契約，及本會與大陸「海峽兩岸關係協會」、「中國公證員協會」簽訂之「兩岸公證書使用查證協議」（以下簡稱協議）訂定。
貳、 業務種類
一、寄送及收存公（認）證書副本：依協議第2條辦理相互寄送涉及繼承、收養、婚姻、出生、死亡、委託、學歷、定居、扶養親屬、財產權利證明、稅務、病歷、經歷及專業證明公（認）證書副本以供核驗。
二、公證書驗證：核驗當事人提出之公證書正本與大陸有關公證員協會、大陸地區駐外使領館或相關單位寄交之副本是否相符。
三、公（認）證書查證：就公（認）證書有協議第3條所列情形進行查證。
四、其他文書查證：就公（認）證書以外之文書進行個案查證。
參、 寄送及收存公（認）證書副本
一、寄送臺灣地區公（認）證書副本
(1)本會接獲臺灣地區各地方法院公證處或所屬民間公證人寄來之公（認）證書副本，應以電子方式建檔儲存資料 ，於7日內將公（認）證書副本乙份寄往大陸地區有關之公證員協會，並將乙份副本存檔備查。公（認）證書副
本不屬協議第2條所列之範圍者，得不予寄送，惟應函知寄交之公證處或民間公證人。
(2)應當事人申請，得由當事人繳費後以快遞寄出公（認）證書副本。
(3)承辦人員每月應統計各公證處及民間公證人寄交公（認）證書副本之件數及種類。
二、收存大陸地區寄交之公證書副本
(1)本會接獲大陸地區有關公證員協會寄交之公證書副本後，應儘速以電子方式建檔儲存資料，以便辦理核驗。
(2)承辦人員每月應統計各公證員協會寄交公證書副本之件數及種類。
肆、 公證書驗證
一、申請
(1)親自申請
1.公證書上所載之當事人或能證明有法律上利害關係人得為申請人。
2.申請人親自到本會辦理者，應填寫文書驗證申請書（以下簡稱驗證申請書），或口頭申請，由本會人員代為 填寫。申請人並應於驗證申請書上簽名或蓋章。
(2)委託代辦
1.申請人無法親自辦理者，得委託代理人辦理，代理人並應出示委託書或授權書、代理人身分證明。
(3)郵寄申請
1.申請人或代理人無法親自到本會辦理者，得以郵寄方式申請。
2.郵寄申請應自行填寫驗證申請書，並於驗證申請書上簽名或蓋章，連同申請驗證之公證書正本、申請人身分 證明影本各乙份（如代理他人申請者應另檢附委託書及代理人身分證明影本各乙份）及驗證費用，寄交本會 憑辦。
二、應提出之文件
(1)公證書正本
1.申請人應提出大陸地區公證人簽發之公證書正本申請核驗。僅提出公證書影印本者，不予受理。
(2)委託書
1.申請驗證，如係委託他人辦理者，受託人應提出經委託人簽名或蓋章之委託書。
(3)身分證明文件
1.自然人須提出如國民身分證、駕駛執照、護照、居留證、入出境許可證等足資證明身分之證件。
2.法人須提出足資證明法人存在（如公司執照、公司營利事業登記證、公司變更登記事項表等）及負責人身分 之證明文件。
三、繳納驗證費用
(1)申請驗證應依「財團法人海峽交流基金會辦理文書查驗收費辦法」所訂之標準繳費，由本會摯給申請人收據。
四、驗證程序
(1)程序審查
1.核驗身分
本會收案人員應先核驗申請人身分證明。若委託他人辦理者，受託人應提出委託書或授權書、委託人及本人 之身分證件。
2.繳交公證書正本
申請人提出之大陸文書未經大陸地區公證人公證者，不予受理。
3.繳納驗證費用
未繳納費用或繳納不足者，於通知後10日內未補正，不予受理；繳納不足者，退還原繳交費用。
(2)核對公證書正副本
1.形式審查
核驗人員應核對大陸公證員協會寄交之同字號公證書副本，並比對公證書正副本內容、公證人簽名及鈐印是否 相符。
2.內容審查
核驗人員應就公證書內容進行審查，並注意下情形：
是否真實有效；
是否有違強制規定、禁止規定或公序良俗；
是否自相矛盾；
是否具有足以影響同一性之瑕疵。
(3)發給證明
1.經核驗結果，公證書正副本相符，且內容未違反前項內容審查之注意事項者，核驗人員應核發證明，並於證明 單上簽名。
2.證明單應記載「本件公證書正本經核驗與○○○公證員協會寄交之公證書副本相符」，必要時得併以加註方式說 明，並註明簽發日期、編號，黏貼於申請人提出之公證書正本，加蓋本會鋼印後發給申請人。
3.經加蓋本會鋼印之公證書正本及證明單應影印乙份存卷。
4.申請人同時持同一字號公證書正本申請發給本會驗證證明副本者，依上述程序辦理。
5.申請人同時請求加發本會驗證證明副本者，承辦人員應將完成核驗存檔之公證書及證明單影印，註明「本影印 本與原件相符」，由核驗人員簽名並註明加發日期，加蓋鋼印後發給申請人。
(4)補發副本
1.申請補發本會驗證證明副本者，以原申請人或能證明有法律上利害關係者為限。
2.申請人得親自或委託他人向本會申請補發驗證證明副本。
3.申請人持同一字號公證書正本申請發給本會驗證證明副本者，依前述驗證程序辦理，另於證明單上註明「本證 明與本會○年○月○日（○）核字第○○○號證明內容相同」。
4.申請人請求補發本會驗證證明副本者，承辦人員應將完成核驗存檔之公證書及證明單影印，註明「本影印本與 原件相符」，由核驗人員簽名並註明補發日期，加蓋鋼印後發給申請人。
(5)核驗後不發給證明之處理
1.經核驗結果，公證書正副本不符或內容違反前述內容審查之注意事項者，應於驗證申請書註記，不發給證明， 並函告申請人。如有協議第3條所列情形者，必要時得主動函請大陸有關之公證員協會協助查證。
2.發現有犯罪嫌疑者，應函請司法機關追究相關刑責，並函告有關主管機關。
(6)「馬上辦」作業程序
1.申請人親自到本會申請驗證，所提公證書正本，經查同一字號公證書副本已寄達本會者，核驗人員應立即核 驗。符合發證要件，應核發證明，摯給申請人；如不符合發證要件，則依前項不發給證明程序處理。
2.同一申請人同一日依「馬上辦」程序申請驗證，原則上以不超過5個字號公證書正本為限。
(7)特殊案件之查驗證
1.特殊案件當事人或其利害關係人向本會申請驗證者，應依「財團法人海峽交流基金會辦理特殊案件文書查驗證 處理要點」處理。
(8)歸檔
1.完成驗證之案件，應由承辦人員整卷後歸檔。
(9)公證書副本未到之處理
1.申請驗證之案件，尚未接獲大陸有關公證員協會、大陸地區駐外使領館或相關單位寄交之副本者，應摯給當事 人收據整卷暫存，俟副本寄達後再行核驗，必要時應予查證。
2.申請驗證之案件，距公證書發證日期已逾2月尚未接獲公證書副本者，應函請大陸有關公證員協會、大陸地區
駐外使領館或相關單位儘速寄交。
(10).驗證證明之撤銷
依驗證程序核發證明之公證書，如發現有虛偽作假等情事，或經大陸相關公證員協會函告撤銷或不能使用等情
形，本會得撤銷所核發之證明，並函告相關機關。
伍、 公（認）證書查證
一、大陸地區公證書之查證
(1)當事人申請
1.公證書上所載之當事人或能證明有法律上利害關係之人得為申請人。
2.申請方式
親自申請
申請人得親自到本會辦理，若無法親自辦理者，得委託代理人辦理。
郵寄申請
申請人或代理人無法親自到本會辦理者，得以郵寄方式申請。
郵寄申請應自行填寫查證申請書，並於查證申請書上簽名或蓋章，連同申請查證之公證書、申請人身分證明影 本各乙份（如代理他人申請者應另檢附委託書及代理人身分證明影本各乙份）及查證費用，寄交本會憑辦。
3.應提出之文件
公證書
申請人應提出大陸地區公證人簽發之公證書正本申請查證。但依常情判斷申請人無法取得公證書正本者，不在此 限。
查證申請書，如係委託他人辦理者，受託人應提出經委託人簽名或蓋章之委託書。
身分證明文件
自然人須提出如國民身分證、駕駛執照、護照、居留證、入出境許可證等足資證明身分之證件。
法人須提出足資證明法人存在（如公司執照、公司營利事業登記證、公司變更登記事項表等）及負責人身分之證 明文件。
證明資料
申請人除公證書外，必要時應提出與公證書記載內容不同之證據資料，如戶籍資料、檔案記載等證據資料。
(2)機關委辦
相關主管機關遇有協議第3條所列情形，得函囑本會查證。
(3)本會主動查證
本會於辦理章程所定及政府委辦之兩岸事務時，如發現公證書有協議第3條所列情形者，得依職權函請大陸有關之公 證員協會協助查證。
(4)繳納查證費用
申請查證應依「財團法人海峽交流基金會辦理文書查驗收費辦法」所訂之標準繳費，由本會摯給申請人收據。
法院或行政機關為追訴刑事責任函囑本會查證或由本會主動函查者，得不收取費用。
(5)查證程序
1.程序審查
核驗身分
本會收案人員應先核驗申請人身分證明。若委託他人辦理者，受託人應提出委託書或授權書、委託人及本人之
身分證件。
申請人與申請查證之公證書無利害關係者，應不予受理。
繳納查證費用
未繳納費用或繳納不足者，於通知後10日內未補正，不予受理；繳納不足者，退還原繳交費用。
2.內容審查
申請查證未附理由、不符合協議第3條所列之情形或申請人無法證明為公證書之利害關係人，經通知後10日內未 補正或不能補正者，駁回其申請；公證書上另加蓋有其他證明印章者，亦同。
3.查證
承辦人員審查後，應即依協議商定之文書格式，並敘明理由，函請大陸地區有關之公證員協會協助查證。
(6)費用之統計
承辦人員應就函請有關公證員協會查證之每筆資料及費用予以統計，以便與中國公證員協會結算。
二、 臺灣地區公（認）證書之查證
(1)收受大陸地區有關公證員協會查證函後，應函請有關之公證處或民間公證人協助查證。
(2)查證函未附理由或所附公（認）證書無協議第3條所列之情形者，得附加理由，復函拒絕該項查證；公（認）證書上 另加蓋其他證明印章者亦同。
(3)查證案件應注意於收受查證函之日起30日內答覆。
(4)承辦人員應就來文之公證員協會每一次查證所需費用予以統計，以便與中國公證員協會結算。
陸、 職權劃分
一、收案、核驗身分、寄送及收存副本、建檔之業務，由雇員以上或經指定人員擔任。
二、核對副本、審查、簽名、判行及查證由法律服務處組員以上或經指定人員擔任。
三、核驗結果有疑義之案件，應依協議相關規定及本會「大陸地區公證書核驗疑案處理原則」辦理；如仍無法解決，應經法律服務處處長指定之專員以上3人決議，呈請處長同意後判行。
柒、 守密義務
一、業務人員對其經辦事項知悉或持有之秘密，應予嚴守，不得洩漏。
二、非因業務職掌上之必要，不得查閱或對外傳送相關資料。
三、利害關係人要求查閱公、認證書內容或當事人身分資料者，應填寫申請書並載明事由，經法律服務處處長以上長官同意，由法律服務處人員陪同，於本會所提供之處所進行閱覽、抄錄或複製。
捌、 文書簿冊
一、查驗證作成之文書簿冊，其保存、銷毀之處理，依本作業規定及本會有關檔案管理之規定辦理。
二、文書簿冊之保存
(1)登記簿
承辦人員應製作驗證登記簿、查證登記簿、寄送及收存公證書副本登記簿，並記載詳實。
(2)臺灣地區製作之公（認）證書副本
1.本會接獲臺灣地區各地方法院公證處或所屬民間公證人寄來之公（認）證書副本，承辦人員應將法院或所屬民
間公證人暨來文字號、當事人姓名、身分證字號、公（認）證書文號等及所寄大陸省分等相關資料，輸入電腦
建檔儲存。
2.承辦人員應依限備文將公（認）證書副本乙份寄交大陸地區公證員協會。另乙份副本連同法院或所屬民間公證
人寄送函，依序存檔備查。
3.我駐外使領館寄來之公（認）證書副本，應依本會一般公文程序處理及收存。
(3)大陸地區寄交之公證書副本
1.本會接獲大陸地區公證員協會、駐外使領館或相關單位寄交之公證書副本，承辦人員應將寄送單位、寄送函函 號、寄送日期及所寄公證書字號、公證處、公證日期、當事人姓名等相關資料輸入電腦；並將寄送函及公證書
副本掃描入檔。
2.寄送函及公證書副本應依寄送單位、省分及公證書字號順序存檔備查。
(4)公證書正本等文件
1.申請人提出之公證書正本、委託書、身分證件及完成核驗存檔之公證書、證明單影印本等文件，應置於證件存
置袋。
2.證件存置袋應黏貼驗證申請書，編定文書驗證號碼，並標明保存期限，於辦理完畢後，依年份、文驗號碼順序
歸檔。
(5)查證案件
查證案件應依本會一般公文程序處理及收存。
(6)文書簿冊得採微縮、電子或其他科技方式儲存管理。
三、 保存年限及銷毀
本會辦理兩岸文書查驗證業務之公證書副本、卷宗及證件存置袋，保存年限如下：
(1)寄送臺灣地區公（認）證書副本之案件及卷宗，自結案日起算，保存1年。
(2)大陸地區公證書驗證案件之卷宗、證件存置袋，自歸檔後翌年1月1日起算，保存7年。
(3)大陸地區寄交之公證書副本及副本寄送函，自電腦建檔後之翌年1月1日起算，保存7年。
(4)臺灣地區公（認）證書、大陸地區公證書及其他文書查證案件之卷宗、證件存置袋及查證回函，自結案日翌年1月1日起算，保存7年。
超過保存年限者，本會得銷毀之。但因特殊事由，有繼續保存之必要者，不在此限。
前述逾保存年限之文書簿冊，經造冊報請主管機關備查後銷毀之。
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